NDEYE AWA BA

• Gestion des factures de frais generaux
• Support moyen généraux
• Chargée de recouvrement
• Assistante département finances
• Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
• Classement méthodique des documents papier et numériques afin d'optimiser l'accès aux informations pertinentes.
• Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
• Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
• Suivi rigoureux des dossiers administratifs, notamment la gestion des contrats et des factures.
• Veille sur le respect strict des procédures internes ainsi que sur le respect de la législation applicable.

• Assister dans le processus de sélection des fournisseurs
• Créer une fiche individualisée de renseignements pour tous les fournisseurs
• Gestion des demandes d’achats journalières et des bons de commande
• Maintenir à jour le tableau de suivi des bons de commandes
• Transmission des bons de commandes signés aux fournisseurs concernés ou le cas échéant, aux divisions demandeuses pour l’exécution du service ou livraison des biens
• Suivi périodique des performances fournisseurs
• Remplir une fiche de non-conformité par commande le cas échéant
• S’assurer de la réception effective des factures définitives fournisseurs et suivre ses transmissions effectives à la comptabilité
• S’assurer de la réception effective des factures fournisseurs
• Emission des chèques, virement fournisseurs, impôts, salaires et autres
• Remise des Chèques après autorisation hiérarchique aux différents Tiers
• Etablissement et suivi des règlements fournisseurs
• Imprimer l’Etat mensuel
• Assurer la garde des Chéquiers
• Assistance aux recouvrements de créances
• Support administratif et technique pour la préparation des missions, voyages et organisation d’évènements
• Principal interlocuteur avec les agences de voyages et les hôtels pour les réservations et la billetterie avec un volume annuel de plus de 100 voyages/an à l’international pour un volume d’achat de plusieurs millions de cfa/an
• Assistante en charge des moyens généraux, veille au respect des procédures pour le maintien des locaux dans un état propre et en sécurité, gestion des fournisseurs et prestataires de service pour le nettoyage et les différents entretiens et réparations des locaux (climatisation, plomberie, électricité, groupe électrogène, etc.)
• Support technique en charge de la gestion du parc automobile, gérer les plannings de rotations des chauffeurs, assurer la gestion administrative et technique du parc automobile, (renouvellement de documents administratifs, entretiens généraux et réparations de la flotte)

• Conduite des négociations fournisseurs : conditions d'achats (qualité, prix, délais), de livraison et de paiement, établissement des contrats.
• Gestion des relations avec les fournisseurs pour optimiser les coûts et la qualité des produits.
• Participation à la résolution de problèmes liés aux livraisons ou à la qualité des produits reçus.
• Travail en étroite collaboration avec les équipes internes pour définir les besoins en approvisionnement.
• Réception des marchandises et contrôle de conformité en vérifiant les quantités et l'état.
• Suivi des évolutions de marché, étude de la concurrence (prix, stratégie achat), anticipation des risques (rupture, tarif).
• Contrôle de conformité des marchandises à la livraison.

• Exécution rapide et efficace des tâches assignées.
• Réalisation des tâches confiées en suivant les procédures et les instructions données.
• Maintien de l'ordre et de la propreté dans l'espace de travail.
• Gestion du temps de manière efficace afin d'accomplir toutes les tâches dans les délais impartis.
• Adaptation rapide à différents interlocuteurs et différentes situations.
• Développement et maintien de relations de travail courtoises et efficaces.
• Communication des anomalies ou des difficultés rencontrées à la hiérarchie afin de permettre une résolution rapide.
• Transmission et communication des informations aux collaborateurs de manière claire afin de faciliter la continuité des opérations.

• Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.
• Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
• Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
• Accueil physique des visiteurs : renseignement, orientation et conseil.
• Accueil téléphonique et physique des visiteurs avec un sens aigu du service clientèle.
• Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
• Suivi rigoureux des dossiers administratifs, notamment la gestion des contrats et des factures.
• Saisie des commandes dans [Logiciel], édition de devis, bons de livraison et factures.
• Support à l'action commerciale, relances téléphoniques et e-mails, suivi des encours.
• Traitement des courriers entrants et sortants, ainsi que la gestion des emails professionnels.
• Réalisation de tâches administratives variées pour soutenir l'équipe de direction.

• Participation active aux réunions d'équipe pour offrir des idées innovantes et des solutions créatives.
• Reception et traitement des cheques recus
• Faire le tri
• Assurer le bon fonctionnement des taches confiees

* Assistante du departement commerciale

• Contribution à la mise en place et à la réalisation de projets spécifiques en fournissant une aide opérationnelle aux équipes.
• Gestion du secrétariat : réception des appels téléphoniques, traitement du courrier et des mails, gestion du planning.
• Mise à jour des données sur le logiciel informatique afin de faciliter le suivi des opérations.
• Assistance dans la gestion des tâches administratives, notamment pour la prise de notes et la rédaction de compte rendus de réunion.
• Traitement et résolution des demandes clients, garantissant une satisfaction optimale et rapide.