Aïcha PENE CISSE
Office Manager / Assistante Exécutive
Dakar
Profil professionnel
Professionnelle avec seize (16) années d'expérience dans le soutien administratif, je possède une expertise avérée dans la gestion efficace des tâches de bureau, l'organisation de documents et la communication interdépartementale.
Ayant travaillé dans divers secteurs d'activité, tels que l'immobilier et le BTP, actuellement, je suis le principal support entre toutes les entités du Holding et ses différents partenaires (Assurance, Carburant, IPM, Fournisseurs, etc...).
Je suis capable de travailler sous pression tout en maintenant une attention méticuleuse aux détails, ce qui me permet de contribuer positivement à l'efficacité opérationnelle.
Vue d'ensemble
14
14
years of professional experience
3
3
years of post-secondary education
1
1
Certification
Expérience
Assistante Administrative et Comptable
Groupe Alpha Sud, Holding
Dakar
08.2017 - Actuel
- Suivi rigoureux des dossiers administratifs, notamment la gestion des factures, des facturations inter-entités.
- Suivi des dossiers du personnel au niveau des congés et des absences.
- Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
- Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.
- Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
- Classement des documents comptables dans les dossiers physiques et la base de données informatique.
- Gestion des déplacements du personnel, suivi des absences, des congés, des frais médicaux.
- Gestion des cartes carburant de toutes les entités avec le fournisseur.
- Assurance santé, IPM et Assurance Flotte automobile : Préparation des données personnelles pour les devis annuels pour l'assurance santé de tout le groupe, suivi des remboursements, Enrôlement, suivi des soins médicaux du personnel, nouvelles incorporations, adhésion IPM, résiliations…
- Achats : (tenue des stocks de fournitures de bureaux, mobiliers, provisions, traitement des demandes d'achat, bon de Commande et livraison …)
- Locaux : (suivi de l'entretien, aménagement, …)
- Gestion du parc automobile (déplacement chauffeurs et personnel, vidange, visite technique, rendez-vous chez le concessionnaire, dotations en carburant…).
- Négociation avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix et conditions de paiement.
Assistante Exécutive du PDG
SIPRES
02.2022 - 02.2024
- Gestion de l'agenda et du planning de la PDG, des rendez-vous internes du personnel dans les autres entités et des rendez-vous externes
- Classement méthodique des documents papier et numériques afin d'optimiser l'accès aux informations pertinentes.
- Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
- Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne comme les comptes rendus, notes, rapports et présentations.
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
- Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
- Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
- Organisation des déplacements professionnels, réservation des transports, taxis et logement.
- Coordination et organisation des réunions internes et externes pour faciliter la communication entre les parties concernées.
- Coordination des échanges avec les équipes en interne.
Assistante de Direction
SONATEL
06.2015 - 06.2017
- Organiser le secrétariat administratif du Directeur de Pôle, assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes en relation avec la Direction, coordonner avec les Assistantes des autres Directions et Départements, assurer les travaux bureautiques (saisies, prises de notes, archivage…)
- Gérer le planning et /ou l'agenda du Directeur de Pôle, garantir la confidentialité des documents et courriers, gérer les fournitures
- Assurer la réception, le tri et l'envoi des courriers imputés aux différents départements
- Mettre en place un reporting hebdomadaire de suivi des dossiers de la Direction
- Transmettre le courrier départ au Directeur et autres responsables de la Direction pour approbation et signature éventuelle et assurer l'envoi dans les délais du courrier en relation avec l'agent de liaison…
Assistante Administrative et Financière
HDZ INGÉNIERIE AFRIQUE
06.2013 - 03.2015
- Gestion des courriers arrivés et départs, rédaction, traitements et classement, Gestion des boites e-mail, réception et réponse aux courriers reçus, Gestion emploi du temps du Directeur (agenda, réunions, voyages et rendez-vous)
- Relation avec les banques de la société, Recouvrement
- Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
- Collaboration étroite avec l'équipe comptable pour faciliter le suivi budgétaire et le traitement des dépenses.
- Suivi rigoureux des dossiers administratifs, notamment la gestion des contrats et des factures.
- Préparation et vérification des documents comptables, tels que les factures et les bons de commande.
- Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
- Gestion des stocks et fournitures de bureau.
Assistante de Direction
WARDA SENEGAL
08.2010 - 05.2013
- Présentation de l'entreprise: Promotion Immobilière, Vente d'appartements
- Chargée d'accueillir les clients et les orienter, enregistrer leurs réservations d'appartements, montage de dossiers d'appel d'offres, gestion de l'emploi du temps de la Directrice (rendez-vous, agenda, réunions et voyage)
- Gérer la boite email de la Directrice, répondre aux emails des clients
- Rédaction, réception, tri et classement de courriers
- Gestion de l'accueil téléphonique, des emails de la Directrice
- Organiser et assister les réunions hebdomadaires de chantier, gérer la comptabilité de la petite caisse, les opérations bancaires, préparation de la comptabilité et gestion du parc automobile
- Promotion Immobilière, Vente d'appartements
Formation
DIPLÔME DE TECHNICIEN SUPÉRIEUR - Assistant de Gestion PME/PMI
Ecole Supérieure de Commerce et de Gestion
Dakar 10.2007 - 07.2008
BREVET DE TECHNICIEN SUPERIEUR - Assistant de Gestion PME/PMI
École Supérieure de Commerce et de Gestion
Dakar 10.2007 - 07.2008
BACCALAURÉAT - L2
École Khadimou Rassoul
Dakar 10.2005 - 07.2006
1ére année - Finances Comptabilité
SUP DE CO
Dakar 10.2006 - 07.2007
Compétences
- Rigueur dans le travail
- Résiliente
- Organisation
- Discrétion
- Polyvalente
- Maîtrise de l'outil informatique
- Méticuleuse
- Très Bonne présentation
- Bon sens du relationnel
- Aptitude à travailler sous pression
- Apte à travailler en équipe
Informations complémentaires
- Musique
- Passion pour la cuisine
- Mode
Langues
Français
Courant
Anglais
Intermédiaire
Espagnol
Notions
Certificats
Certificat de Formation : Excel avancé
Chronologie
Assistante Exécutive du PDG
SIPRES
02.2022 - 02.2024
Assistante Administrative et Comptable
Groupe Alpha Sud, Holding
08.2017 - Actuel
Assistante de Direction
SONATEL
06.2015 - 06.2017
Assistante Administrative et Financière
HDZ INGÉNIERIE AFRIQUE
06.2013 - 03.2015
Assistante de Direction
WARDA SENEGAL
08.2010 - 05.2013
DIPLÔME DE TECHNICIEN SUPÉRIEUR - Assistant de Gestion PME/PMI
Ecole Supérieure de Commerce et de Gestion
10.2007 - 07.2008
BREVET DE TECHNICIEN SUPERIEUR - Assistant de Gestion PME/PMI
École Supérieure de Commerce et de Gestion
10.2007 - 07.2008
1ére année - Finances Comptabilité
SUP DE CO
10.2006 - 07.2007
BACCALAURÉAT - L2
École Khadimou Rassoul
10.2005 - 07.2006
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